Microsoft Access 2010

MS Access2010

images?q=tbn:ANd9GcS3lBFAF5HLhmciHI0mHRHicnFJJsOJgEYlGbuSnL6sQS3D5USrzA

เริ่มต้นการใช้งานโปรแกรม Microsoft Access 2010
หลังจากที่เราได้ทำการออกแบบชุดฐานข้อมูลโดยการใช้ ER Diagram การสร้างไฟล์ database โดยใช้โปรแกรม MS Access จะมีขั้นตอนต่างๆดังต่อไปนี้


1. เริ่มต้นการทำงาน “สร้างไฟล์ใหม่”

Open program Access » New » Blank Database » ตั้งชื่อไฟล์ » File Name “NIDA database.accdb”
1CBKxa.jpg

2. เข้าสู่ขั้นตอนการสร้าง Table เพื่อใช้สำหรับเก็บข้อมูล (เปลี่ยนมุมมองเป็น มุมมองการออกแบบ)

File » View » Design View » ตั้งชื่อ table » Table Name “Students”
2oKFWZ.jpg

3. จะเข้าสู่ขั้นตอนการกำหนด field/attribute กำหนดชื่อเขตของข้อมูล (Field Name) และกำหนดชนิดของข้อมูล (Data Type) ต่างๆที่จำเป็นต้องใช้ในตาราง

35n9aw.jpg

โดยชนิดข้อมูลมีขอบเขตให้เลือกดังนี้:

  • Text – ข้อความที่เป็นได้ทั้งตัวอักษร ตัวเลข สัญลักษณ์ ช่องว่าง หรือทั้งหมดรวมกันสูงสุด 255 ตัว
  • Memo – สำหรับข้อความขนาดยาว
  • Number – ตัวเลขที่ใช้ในการคำนวณ
  • Date/Time – วันที่และเวลา
  • Currency – สัญลักษณ์สกุลเงินตรา เช่น $
  • AutoNumber – ค่าอัตโนมัติเมื่อมีการเพิ่มเรคคคอร์ดใหม่ โดยค่าตัวเลขจะไม่ซ้ำกันเลยและไม่สามารถแก้ไขค่าได้ นิยมใช้กับฟิลด์ที่เป็นคีย์หลัก (Primary Key)
  • Yes/No – ข้อมูลทางตรรกะ ซึ่งมีได้ 2 สถานะเท่านั้นคือจริงหรือเท็จ
  • OLE object – เป็นออบเจ็คที่สร้างจากโปรแกรมอื่นๆ เช่น ไฟล์เอกสาร, รูปภาพ, กราฟ,เสียง เป็นต้น
  • Hyperlink – ลิงค์ที่อ้างอิงไปยังข้อมูลอื่นๆซี่งอาจเป็นไฟล์ฐานข้อมูลของ Access หรือไฟล์จากโปรแกรมอื่นบนเรื่องเดียวกัน, บนเน็ตเวิร์ก, เว็บไซต์, Email
  • Attachment – แนบไฟล์ต่างๆ
  • Lookup Wizard – เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการป้อนข้อมูลหรือนำเข้าข้อมูลจาก Table อื่นของฐานข้อมูล Access

เนื่องจากใน ER diagram ใน table “students” นี้มีความสัมพันธ์กับ table “Professors” แบบ one to many ดังนั้นใน table “students” ซึ่งมีความสัมพันธ์แบบ many ในบรรทัดสุดท้าย เราจะต้องสร้าง foreigner key เพื่อรองรับข้อมูล โดยเราต้องกำหนด ชนิดข้อมูล (data type) ของ foreigner key เหมือนที่กำหนดใน Primary key ใน table “Professors”

4. การกำหนด Primary Key โดยวิธีการเลือกชื่อเขตข้อมูล (Field Name) ที่ต้องการทำให้เป็น Primary Key แล้ว Click ที่คีย์หลักตามรูป หลังจากนั้นเขตข้อมูล (Field Name) ที่เราเลือกไว้จะปรากฏรูปกุญแจข้างหน้าชื่อเขตข้อมูลนั้น

42kOy.jpg
ป.ล.: Primary key (ทุกๆ table/entity) ควรมี primary key อย่างน้อย 1 ตัว และจะต้องเป็นข้อมูลที่ไม่ซ้ำ, ไม่มีการนำข้อมูลนั้นกลับมาใช้ใหม่ และทุกๆแถวของข้อมูลจะต้องมี Primary key (ห้ามว่าง)

5. จากนั้นเราจะไปทำการสร้าง table ใหม่เพิ่มเติมเพื่อให้ครบตาม ER diagram ที่เราได้ออกแบบไว้

Create » table design » ตั้งชื่อ table » Table Name “Courses” และ “Professors”
5l6vLa.jpg

6. เนื่องจาก ตาราง “courses” และ ตาราง “students” มีความสัมพันธ์กันแบบ many to many ดังนั้นในการสร้าง database เพื่อเก็บข้อมูล เรามีความจำเป็นที่จะต้องสร้าง ตาราง ใหม่ที่เรียกว่า ตาราง “registration” โดยในตารางนี้เราจะมีการ combination ของ primary key ของทั้งสอง โดยวิธีการสร้าง primary key สำหรับทั้งสองฟีลด์ ซึ่งเราทำได้โดย การกด shift ค้างที่ field [CID] และ field [SID] จากนั้นให้ทำการคลิ้กเมาส์ขวา เลือก primary key หรือ เราสามารถกดสัญลักษณ์รูปกุญแจ

6xeEp.jpg

7. หลังจากที่เราสร้างตารางทั้งหมดครบแล้ว ให้เราทำการกำหนดความสัมพันธ์ของตารางต่างๆ ตามที่เราได้ทำการออกแบบไว้ใน ER diagram

Database tools » Relationships
7zLbA3.jpg

ทำการเรียก table ทั้งหมดออกมา
Design » Show Table » select all table » click “OK”
8WLnOg.jpg

9ZKYDv.jpg

8. จัดวางตำแหน่งของตารางต่างๆให้เหมาะสม จากนั้นทำการกำหนดความสัมพันธ์ โดยวิธีการ drag and drop ทำได้โดยการใช้เม้าส์คลิ้กซ้ายที่ filed ที่เป็น primary key จากนั้นลากไปวางที่ field foreigner key ในตารางที่เราสร้างมาไว้รองรับ

Drag from primary key » Drop at foreigner key » select “Enforce Referential..” » click “Create”
10XjWbJ.jpg

จากนั้นทำแบบเดิมให้ครบทุกความสัมพันธ์ ตามตัวอย่างในรูปด้านล่าง
Click “Close” » Do you want to save..” » Click “Yes”
11PpEwo.jpg

9. จากนั้นให้เรากลับไปกรอรข้อมูลลงใน table ต่างๆที่เราได้สร้างเอาไว้

  • การบันทึกข้อมูลสำหรับความสัมพันธ์แบบ one to many

Select table “Students” » double click
12GsXTn.jpg

Input ข้อมูลลงไปยกเว้น field foreigner key [PID] ยังไม่สามารถลงข้อมูลได้ต้องไปกรอกข้อมูลprimary key ในตาราง “Professors” ก่อนเท่านั้น

13CELFG.jpg

Select table “Professors” » double click » Input ข้อมูล
14soy1X.jpg

เมื่อเราบันทึกข้อมูล Primary key ในตาราง “Professors” เสร็จเรียบร้อยแล้วให้เราย้อนกลับมาบันทึกข้อมูล Foreigner key [PID] ที่ตาราง “Students” ได้ตามตัวอย่างในรูป

15oJ3ev.jpg
  • การบันทึกข้อมูลสำหรับความสัมพันธ์แบบ many to many

Select table “Students” » double click » click at signs “+”
16U6Ge.jpg

ใส่รหัส [CID] ได้มากกว่า 1 อันสำหรับนักเรียนคนเดียว (มีหลักการว่า นักเรียนคนหนึ่งสามารถ ลงทะเบียนได้หลายวิชา โดยที่ในวิชาเดียวกันนั้น นักเรียน คนนั้นจะไม่สามารถลงทะเบียนซ้ำได้)

ป.ล.: เหมือนเดิมต้องมีข้อมูลในตาราง “Courses” ก่อนถึงจะกรอกข้อมูลในส่วนนี้ได้
17Lf8yc.jpg

หลังจากกรอกข้อมูลในตาราง “Students” เสร็จเรียบร้อยแล้ว เราจะเห็นว่าในตาราง “Registration” จะมีข้อมูลเหมือนที่กรอกในตาราง “Students” ตามรูป

18fwq6u.jpg

10. เมื่อเรากรอกข้อมูลทุกตารางครบเรียบร้อยแล้ว เราสามารถทำการ Query ข้อมูล เพื่อดูข้อมูลสรุปผลหรือ เรียกดูข้อมูลทั้งหมดให้สามารถ ดูได้ตามความต้องการใช้งาน

Create » Query Designs
19M3IOn.jpg

Design » show tables » select all tables » Click “Add”
20ej3nW.jpg

เราสามารถเลือก Field ที่ต้องการในตารางทั้งสาม มาวางในช่อง Field ด้านล่างได้ (Drag and Drop) และในช่อง Criteria เราสามารถกำหนดเงื่อนไขต่างๆในการเลือกข้อมูลได้

Ex. ในช่อง Criteria ของfield Course พิมพ์คำว่า “Marketing” ข้อมูลจะแสดงเฉพาะ Course Marketing เท่านั้น
21pKx4b.jpg

  • ตัวดำเนินการในการเปรียบเทียบข้อมูล

เป็นการกำหนดเงื่อนไขในการแสดงผลเฉพาะส่วนที่ตรงตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น การแสดงข้อมูลรายการสั่งซื้อหนังสือที่มากกว่า 10 เล่ม เป็นต้น
22istv4.jpg

  • ตัวดำเนินการในการคำนวณ

เป็นการกำหนดเงื่อนไขที่ต้องนำหลักการคำนวณทางคณิตศาสตร์มาใช้งาน
23WDlV.jpg

  • ตัวดำเนินการทางตรรกะ

เป็นตัวดำเนินการที่ใช้การเชื่อมเงื่อนไขที่กำหนดเข้าไว้ด้วยกัน ซึ่งมีลักษณะการใช้งานตัวดำเนินการ ดังนี้
243Y1SJ.jpg


Unless otherwise stated, the content of this page is licensed under Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 License