ระบบสารสนเทศ (Information system)

ระบบสารสนเทศ (Information system) หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วยส่วนต่างๆ ได้แก่ ระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฮาร์ดแวร์ ซอฟท์แวร์ ระบบเครือข่าย ฐานข้อมูล ผู้พัฒนาระบบ ผู้ใช้ระบบ พนักงานที่เกี่ยวข้อง และ ผู้เชี่ยวชาญในสาขา ทุกองค์ประกอบนี้ทำงานร่วมกันเพื่อกำหนด รวบรวม จัดเก็บข้อมูล ประมวลผลข้อมูลเพื่อสร้างสารสนเทศ และส่งผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่ได้ให้ผู้ใช้เพื่อช่วยสนับสนุนการทำงาน การตัดสินใจ การวางแผน การบริหาร การควบคุม การวิเคราะห์และติดตามผลการดำเนินงานขององค์กรศประกอบไปด้วยกิจกรรม 3 อย่าง คือ การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ (Input) การประมวลผล (Processing) และ การนำเสนอผลลัพธ์ (Output) ระบบสารสนเทศอาจจะมีการสะท้อนกลับ(Feedback) เพื่อการประเมินและปรับปรุงข้อมูลนำเข้า

ข้อแตกต่างระหว่าง Information และ Data
7hb81.jpg

เป้าหมายของระบบสารสนเทศ

  1. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน (Increase Work Efficiency)
  2. เพิ่มผลผลิตให้แก่องค์กร (Increase Productivity)
  3. เพิ่มคุณภาพในการบริการลูกค้า (Increase Service Quality)
  4. สามารถนำสารสนเทศมาวิเคราะห์ เพื่อหากลยุทธ์ในการแข่งขันทางธุรกิจได้(Strategic Plan)
  5. สามารถประเมิน/ คาดเดาสถานการณ์ ที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตได้ (Forecast/ Project)
  6. ทำให้ลูกค้าเกิดความพอใจในการให้บริการ (Increase Customer’s Satisfaction)

ประเภทขของระบบสารสนเทศ มี 5 ประเภท ได้แก่
1. ระบบการประมวลผลทางธุรกิจ (Transaction Processing System : TPS)
ระบบการประมวลผล เป็นการประมวลผลแบบวันต่อวัน เช่น การรับ-จ่ายบิล ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง ระบบการรับ-จ่าย สินค้า เป็นต้น ใช้งานในระดับผู้ปฏิบัติการ ระบบนี้ เป็นระบบสารสนเทศลำดับแรกที่ได้รับการพัฒนาให้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์

ลักษณะเด่นของ TPS

  • ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานง่าย ไม่ยุ่งยากซับซ้อน สิ่งที่ องค์กรจะได้รับเมื่อใช้ระบบนี้ คือ ลดจำนวนพนักงาน องค์กรจะมีการบริการที่สะดวกรวดเร็ว ลูกค้ามีจำนวนเพิ่มมากขึ้น
x5xc1.jpg

2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System : MIS)
คือ ระบบที่เกี่ยวข้องกับผู้ บริหารที่ต้องการการประมวลผลของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ให้ประโยชน์มากกว่าการ ช่วยงานแบบวันต่อวัน ประกอบไปด้วยโปรแกรมต่าง ที่จัดทำขึ้นเป็นพิเศษเพื่อขยายขอบเขตความสามารถของธุรกิจ เป็นการนำ Output ของ TPS มาเป็น Input ของระบบ

ลักษณะเด่นของ MIS

  • จะสนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บ ข้อมูลรายวัน
  • จะช่วย ให้ผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง และระดับสูง เรียกใช้ ข้อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ
  • จะมีความยืดหยุ่นและสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่ เปลี่ยนแปลงไปขององค์กร
  • ต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูล และจำกัดการ ใช้งานของบุคคลเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
ioff1.jpg

3.ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System : DSS)
คือระบบที่ทำหน้าที่จัดเตรียม สารสนเทศเพื่อช่วยในการตัดสินใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อช่วย ในการตัดสินใจที่ไม่ได้คาดไว้ล่วงหน้า เช่น การตัดสิน ใจเกี่ยวกับการรวมบริษัทและการหาบริษัทร่วม การขยายโรงงาน ผลิตภัณฑ์ใหม่

ลักษณะเด่นของ DSS

  • จะช่วย ผู้บริหารในกระบวนการการตัดสินใจ
  • จะถูกออกแบบมาให้สามารถเรียกใช้ทั้งข้อมูลแบบ กึ่งโครงสร้างและแบบไม่มีโครงสร้าง
  • จะต้อง สามารถสนับสนุนผู้ตัดสินใจได้ในทุกระดับ แต่จะเน้น ที่ระดับวางแผนบริหารและวางแผนยุทธศาสตร์
  • มีรูปแบบการใช้งานอเนกประสงค์ มีความ สามารถในการจำลองสถานการณ์ และมีเครื่องมือในการ วิเคราะห์สำหรับช่วยเหลือผู้ทำการตัดสินใจ
rm0j1.jpg

4.ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (Executive Support System : ESS)
คือ ESS ประเภท พิเศษ ที่ถูกพัฒนาสำหรับผู้บริหารระดับสูงโดยเฉพาะช่วย ให้ผู้บริหารระดับสูงที่ไม่คุ้นเคยกับเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถใช้ระบบ สารสนเทศได้ง่ายขึ้น โดยใช้เมาส์เลื่อนหรือจอภาพแบบ สัมผัส เพื่อเชื่อมโยงข่าวสารระหว่างกัน ทำให้ผู้ บริหารไม่ต้องจำคำสั่ง

ลักษณะเด่นของ ESS

  • ไม่จำเป็นต้องมีทักษะทางคอมพิวเตอร์สูง
  • ระบบสามารถใช้งานได้ง่าย
  • มีความยืดหยุ่นสูง จะต้องสามารถเข้ากันได้กับรูปแบบการทำงานของผู้บริหาร
  • การใช้งาน ใช้ในการตรวจสอบ ควบคุม
  • การสนับสนุนการตัดสินใจ ผู้บริหารระดับสูง ไม่มีโครงสร้างที่แน่นอน
  • การสนับสนุนข้อมูล ทั้งภายในและภายนอกองค์กร
  • ผลลัพธ์ที่แสดง ตัวอักษร ตาราง ภาพและเสียง รวมทั้งระบบมัลติมีเดีย
  • การใช้งานกราฟิกสูง จะใช้รูปแบบการนำเสนอต่าง ๆ
  • ความเร็วในการตอบสนอง จะต้องตอบสนองอย่างรวดเร็ว ทันทีทันใด

ระดับการจัดการภายในองค์กร
s43x1.jpg

Enterprise Systems
Enterprise System คือระบบหรือกระบวนการต่างๆ ที่ใช้ทั้งองค์กร เพื่อใช้ทรัพยากรต่างๆร่วมกัน เพื่อช่วยให้การทำงานสะดวก และมีประสิทธิภาพมากขึ้น จะใช้ Database และ Data ร่วมกัน ซึ่งจะคอยจัดการระบบสารสนเทศ โดยรวมเอา Business Process หลักๆขององค์หารเข้ามารวมไว้เป็นหนึ่งเดียว

  • ทำให้องค์กรมีโครงสร้างที่แข็งแรง และมีลักษณะการทำงานที่เป็นหนึ่งเดียว ไม่มีการแบ่งเป็นระยะย่อยๆของใครของมัน
  • การบริหารจัดการดีขึ้น
  • ใช้เทคโนโลยีที่เป็นหนึ่งเดียว ซึ่งจะง่ายต่อการดูแล
  • การปฏิบัติงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และเป็นไปตามความต้องการของลูกค้า

ระบบสารสนเทศพื้นฐานที่สุดคือ Functional Information System คือ การจัดรูปแบบสารสนเทศให้สอดคล้องกับฟังก์ชันการทำงานของแผนก ซึ่งแต่ละแผนกจะมีข้อมูลที่แตกต่างกัน ส่งผลให้ข้อมูลมีความกระจัดกระจายมาก ทำให้มีปัญหาทางด้านการพัฒนาในระดับองค์กรโดยรวม เนื่องจาก คนในองค์กรไม่สามารถแบ่งปันข้อมูลกันได้ และมีค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษา รวมถึงต้องใช้พนักงานที่ทำหน้าที่

x5ao1.jpg
ลักษณะของ Enterprise system

ERP (Enterprise Resource Planning) ใช้จัดการทรัพยากรขององค์กร เพื่อให้เกิดการใช้ประโยชน์อย่างสูงสุด
CRM (Customer Relationship Management ) ใช้เพื่อดูแลและจัดเก็บข้อมูลลูกค้า ช่วยให้องค์กรสามารถเพิ่มความสัมพันธ์อันดีให้กับลูกค้า
KM (Knowledge Management Systems) ใช้เพื่อสร้าง จัดเก็บและพัฒนาความรู้ภายในองค์กร
SCM (Supply Chain Management) การบริหารห่วงโซ่อุปทาน เพื่อให้สามารถจัดการสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ บริษัท Wallmart เป็นบริษัทที่ประสบความสำเร็จในการบริหารห่วงโซ่อุปทาน
DSS (Decision Support Systems) ระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินใจของคนภายในองค์กร โดยเฉพาะผู้บริหาร
BI (Business Intelligence) นำข้อมูลที่มีอยู่จัดทำรายงานในรูปแบบต่างๆ เช่น Data-mining, Text-mining, OLA เป็นต้น
WMS ( Warehouse management System) ระบบที่ใช้ในการบริหารจัดการคลังสินค้า ซึ่งจะช่วยให้บริษัททราบได้ว่ามีของในคลังเท่าใด ควรมีสินค้าอะไรบ้าง การเข้าออกของสินค้ามากน้อยแค่ไหน และช่วยให้บริษัทสามารถใช้พื้นที่ในการเก็บสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
IMS ( Inventory Management System) ระบบที่ใช้จัดการสินค้าคงเหลือ
Fleet Management System ระบบการบริหารการส่งของ ซึ่งอาจใช้ ระบบ RFID ร่วมด้วย ในการตรวจสอบว่ามีการส่งของในแต่ละสถานที่เท่าไหร่ มีสินค้าอื่นปะปนหรือไม่
Vehicle Routing and Planning เป็นระบบคำนวณเส้นทางที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการขนส่งสินค้า เช่น ระยะทางสั้นสุด หรือส่งสินค้าได้ครอบคลุมที่สุด
Vehicle Based System เป็นระบบบริหารจัดการรถบรรทุก ซึ่งจะช่วยให้สามารถ Track ได้ว่ารถบรรทุกอยู่ที่ใด โดยผ่านระบบ GPRS

Supply Chain Management
ทุกหน่วยงานที่อยู่ใน supply chain ต้องแบ่งปันข้อมูลกัน มีการทำงานร่วมกัน เช่นwallmart จะส่งข้อมูลการขายสินค้าของบริษัทให้กับ supplier เพื่อที่ supplier จะส่งสินค้าได้อย่างทันเวลาและไม่ต้องมีการเก็บสินค้าไว้ที่คลังสินค้าเป็นจำนวนมากเกินไป อย่างไรก็ตามการแบ่งปันข้อมูลนั้น อาจต้องระมัดระวังการนำข้อมูลการขายสินค้าไปให้กับคู่แข่งด้วย ดังนั้นจึงต้องอาศัยความไว้เนื้อเชื่อใจซึ่งกันและกันด้วย ระบบดังกล่าวนี้เป็นส่วนหนึ่งของCollaborative Planning เป็นการออกแบบการจัดการสินค้า เพื่อให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด ลดจำนวนสินค้าคงเหลือในคลังสินค้า ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ดีขึ้น รวมทั้งผ่านการจัดการ Vendor Managed Inventory (VMI) เป็นการจัดการสินค้าคงเหลือ ลดต้นทุนการจัดเก็บสินค้าคงเหลือ ทำให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

Enterprise Resourse Planning System (ERP)
เป็นระบบที่ช่วยในการเชื่อมโยงประสานงาน แบ่งปันและแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างแผนกต่างๆ ภายในองค์กร ทำให้ข้อมูลสอดคล้อง สามารถดำเนินงานได้อย่างราบรื่น มีการเอาข้อมูลต่างๆ ที่ได้เก็บในฐานข้อมูล เพื่อนำมาประมวลต่อเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ มักนำมาใช้กับแผนก Sales and Distribution, Materials Management ,Financial Accounting

อย่างไรก็ตาม ERP มักมีปัญหาในการนำมาใช้ในองค์กร อันเนื่องจาก การนำระบบใหม่เข้ามาใช้ในองค์กรมักต้องใช้ควบคู่ไปกับระบบเก่า ทำให้ผู้ใช้จะรู้สึกว่าทำงานหนักมากขึ้น จึงไม่ได้รับการสนับสนุน นอกจากนั้น ERP บางครั้งอาจเป็นการสร้างจาก Third Party ซึ่งจะพัฒนาและสร้างโมดูลเพื่อขึ้นนำมาประยุกต์ใช้กับ ERP เพื่อให้ทำงานได้ง่ายมากยิ่งขึ้น หรือพัฒนาขึ้นมาเพื่อให้ใช้งานร่วมกับ SAP หรือ Oracle เนื่องจาก โปรแกรมดังกล่าวมักจะมีราคาสูง

xvmp1.jpg
Unless otherwise stated, the content of this page is licensed under Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 License